nieuwsbrief december 2022

Inhoud nieuwsbrief

• Voorwoord Trea van WijkConcept-verslag bestuursvergadering november 2022
• Hand- en spandiensten
• Droevige en blijde berichteProgramma 2023
• FaceBook

 

 

Adria Kampeerauto Club Nieuwsbrief December 2022

 

 

Inhoud nieuwsbrief

• Voorwoord Trea van Wijk
• Concept-verslag bestuursvergadering november 2022
• Hand- en spandiensten
• Droevige en blijde berichten
• Programma 2023
• FaceBook

 

Lieve AKC vrienden,   Nadat we in 2020 geen activiteiten hadden met onze club vanwege corona, konden we in 2021 weer voorzichtig met het voorjaarsweekend  in Boxtel beginnen en dit was zeer geslaagd dankzij de goede voorbereiding en het fantastische weer natuurlijk. Ook het najaarsweekend bij de Coppensgroep in Westerhoven was een succes en daarna het tussendoortje bij Skop’nboer in Overdinkel Gelukkig hadden we in 2022 weer een vol programma, waar we volop van genoten hebben.

We gaan ervan uit dat ook in 2023 de evenementen ( weekends en tussendoortjes ) gezellig en leuk gaan worden dankzij de inzet van de organisatie van onze leden en bestuursleden. Het programma voor 2023 vindt u in deze nieuwsbrief. Onze aanwezigheid op de beurs in Utrecht dit jaar en het uitreiken van onze brochures met het mondeling uitleggen wat onze club aan activiteiten heeft, is ook positief ontvangen. Dat heeft namelijk een aantal nieuwe leden opgeleverd! Op jaarbasis 17 aanmeldingen en 12 afmeldingen, vaak door persoonlijke omstandigheden, maar toch 5 in de plus. Rest mij nog jullie allen gezellige feestdagen toe te wensen en een gelukkig en vooral gezond 2023 met veel camperplezier!   Groetjes, Trea van Wijk,  voorzitter.

 

Bestuursvergadering donderdag 10 november 2022

(concept) Verslag

 

Locatie:	Kampeercentrum Budel Meemortel 34 6021 AE  Budel
Aanvang:	19.00 uur

 

Aanwezig:

Jan Coppens [JC]
Harrie Kampert [HK]
Johan de Kanter [JK]
Ank Lelieveld [AL]
Wil Ligtenberg [WL]
Bert Overbeek [BO]
Trea van Wijk [TW]

1. Vaststellen agenda (toe te voegen agendapunten)

Door JK en JC is een stuk ingebracht m.b.t. ‘het verstrekken van een attentie aan de organisatoren van een tussendoortje’. Dit stuk zal worden behandeld onder 11.

2. Verslag bestuursvergadering d.d.12 mei 2022 [bijlage 1]

Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld.
N.a.v. het verslag – actiepunt 12 d.d. 23 november 2021 – volgt er een uitgebreide discussie m.b.t. de dekking van vergoeding en en presentjes bij de organisatie van de clubweekeinden.

Besloten wordt dat:

• De € 120,-- volledig bedoeld zijn voor de kosten van het evenement
• De € 50,-- (vergoeding organisatoren) en ca. € 75,-- presentje voor degenen die de locatie (gratis) beschikbaar stellen ten laste te brengen van de clubkas.

T.a.v. de tussendoortjes wordt e.e.a. besproken onder punt 11

3. Restitutie bijdrage najaarsweekeinde bij een positieve zelftest?

Besloten wordt:
- In het specifieke geval van het najaarsweekeinde november 2022: in overleg met Kampeercentrum Budel te bezien welke kosten vast zijn. De kosten die – voor de AKC – vervallen bij niet-deelname te restitueren.

N.a.v. dit punt wordt gesproken over een algemene regeling voor restitutie bij niet-deelname.

Besloten wordt dat

• Bij opzegging voor de oorspronkelijke uiterste inschrijfdatum: 100% restitutie
• Bij opzegging tot uiterlijk 14 dagen voor aanvang van het evenement: 25% restitutie
• In alle andere gevallen: geen restitutie

Bij veel opzeggingen kan de AKC de inschrijving opnieuw openstellen, zonder dat voornoemde termijnen daarbij wijzigen.

4. Verkenning statuten en huishoudelijk regelement [bijlage 2]

Om voldoende aandacht te kunnen geven aan dit onderwerp wordt besloten hiervoor een afzonderlijke vergadering te beleggen:

Plaats:           Ank Lelieveld
Tijd:                13 december 13.00 – 15.30 uur

Jan Coppens rijdt. Omtrent het carpoolen worden t.z.t. nadere afspraken gemaakt.

 Opmerking secretaris: achteraf is besloten eerst een schriftelijke consultatie te doen. Afhankelijk daarvan wordt besloten of een fysieke bijeenkomst noodzakelijk is.

5. Uitbreiding potentiële leden met SunLiving-bezitters

Besloten wordt dit onderwerp voorlopig te parkeren.

6. Regelingen m.b.t. lidmaatschap

Besloten wordt dat:

• Men (eenmalig) het eerste jaar gratis lid kan zijn bij aankoop Adria (nieuw of gebruikt) bij dealer [bijlage 3]. Bij levering na 1 juli geldt dat ook voor het daaropvolgend jaar.
• Een lidmaatschap aangegaan na 1 november geldt ook voor daaropvolgend jaar
• Een lidmaatschap aangegaan na 1 juli wordt voor de helft in rekening gebracht
• De rekening voor het lidmaatschap voortaan op 1 december te versturen.

Volgens HK zijn er geen nieuwe stickers nodig. Bij juist gebruik hechten de beschikbare stickers nog goed. Tijdens het weekeinde wordt dit onderzocht.

Eventueel wordt een instructie toegevoegd.

7. Terugblik op:
   - Kampeer en Caravan Jaarbeurs
   Vooraf geeft TW een presentje aan allen die de AKC-stand hebben bemenst.
   Opgemerkt wordt dat:
   - de plaats bij de buscampers – gezien de aard van het publiek – minder gunstig was. Dit is ook met Hein van Tulden besproken.
   - Een tweetal rolbanners welkom zijn voor een betere zichtbaarheid. JC zal hiervoor een voorstel doen.
   - Aanmeldformulieren ter plaatse invullen werkt niet.
   - Herkenbare kleding (polo met logo) is wenselijk. E.e.a. te regelen via Jan en Marga.. TW en AL regelen dit.
   - De algemene conclusie is dat de deelname aan de beurs nuttig was. We waren welkom bij Adria en op deze wijze kan de club iets terug doen voor de importeur en de dealers.
   - Kinderdag Hoorn
   Deze activiteit werd georganiseerd door De Blije Camperaar.
   Doel is om minder bedeelde kinderen (erg divers) een leuke dag te bezorgen.
   Het werd een dag om nooit meer te vergeten. Voor herhaling vatbaat dus.
   
   
8. Programma 2022 (evaluatie)

Zowel de weekenden als de tussendoortjes zijn goed verlopen.

9. Programma 2023
   1. Middelaar – Hans en José Hendriks
      Nog niets bekend. WL neemt contact op.
   2. Drogteropslagen – Harrie Brouwer en Joke Siegelaar (30 juni t/m 2 juli)
      Loopt volgens planning.
   3. Voorjaarsweekeinde (12 t/m 14 mei / Rucphense Weide)
      Loopt volgens planning.
   4. Najaarsweekeinde
      HK neemt contact op met de firma Stijkel.
   5. Toegevoegd:
      Tussendoortje 31 maart t/m 2 april georganiseerd door Marga/Jan en Jennifer/John in Bentelo?

10. Vooruitblik rooster van aftreden

Wordt vastgesteld als in bijlage. BO is herkiesbaar.

11. Overig

N.a.v. de notitie van JK en JC wordt een uitgebreide discussie gevoerd.
Besloten wordt:

- De betaling van de tussendoortjes voortaan ook via de penningmeester te laten verlopen (zoals bij de clubweekeinden0

- De kosten voor een presentje bij tussendoortjes op te nemen in de bijdrage van de deelnemers (hierdoor betalen niet alle leden, maar alleen de deelnemers0.

- speciale enveloppen met cadeaubon te regelen als voornoemd presentje

- dit presentje tijdens een tussendoortje te laten aanbieden door een bestuurslid

- de contributie te handhaven op € 25,--

Opmerking secretaris: tijdens het najaarsweekeinde is al een tussendoortje aangekondigd en (bijna) volgeboekt. N.a.v. de reactie van de organisatoren van dit weekeinde [extra administratie en meer druk om programma vroegtijdig rond te hebben)  lijkt het beter dit besluit voor te leggen aan de algemene ledenvergadering.

N.a.v. de discussie rondom de financiën, wordt de vraag gesteld  hoe om te gaan met de bestaande buffer van ca. € 4000,--.
Is deze nodig voor het 15-jarig bestaan in 2024?
Tijdens de vergadering lijkt er een voorkeur te zijn voor het kostendekkend organiseren van alle evenementen (dus ook een lustrum).

Daarnaast zal de club zich moeten voorbereiden op eventuele kosten voor de notaris in het kader van de WBTR.

12. Sluiting

De voorzitter sluit de vergadering

Actielijst
	23 november 2021	Wie
4	Er wordt – mede in relatie tot de WBTR -  t.b.v. de komende bestuursvergadering een afgerond voorstel ontwikkeld m.b.t. statuten, huishoudelijk regelement en bestuurstaken..	JK WL
11	De regeling m.b.t. afscheidscadeaus voor vertrekkende bestuursleden wordt (als aanhangsel) meegenomen bij het nieuwe huishoudelijke regelement.	JK WL
12	De regeling voor vergoeding voor organisatoren en een presentje voor degenen die de locatie (gratis) beschikbaar stellen wordt (als aanhangsel) meegenomen bij het nieuwe huishoudelijke regelement.	JK WL
	12 mei 2022
1	De procedure m.b.t. afmelden voor evenementen wordt toegelicht op website en in een nieuwsbrief	WL
2	Op website en nieuwsbrief wordt toelichting gegeven op status tussendoortje en tussendoortje-plus	WL
3	Bij Stijkel en Pen wordt geïnformeerd naar belangstelling voor clubweekeinde	HK
	10 november 2022
1	Omtrent het carpoolen op 13 december worden t.z.t. nadere afspraken gemaakt.	JC
2	Er wordt contact opgenomen met Hans en José Hendriks m.b.t. het tussendoortje in Middelaar	WL
3	Er worden 2 rolbanners aangeschaft t.b.v. de stand op beurzen.	JC
4	Er worden polo’s aangeschaft t.b.v. de stand op beurzen.	TW / AL
5	Er wordt contact opgenomen m.b.t. najaarsweekeinde met de firma Stijkel Opmerking secretaris: inmiddels is gebleken dat de firma Stijkel in 2023 niet in de gelegenheid is het najaarsweekeinde te organiseren. Nu wordt dit weekeinde gehouden bij Camperland in Herpen (voorheen Cor van den Oever)	HK
6	Er worden speciale enveloppen ontworpen met cadeaubon als presentje voor de organisatoren van tussendoortjes	JC

Budel, 11 november 2022

Wil Ligtenberg, secretaris

 

Restitutie bij niet-deelname aan een evenement.

Besloten is dat

• Bij opzegging voor de oorspronkelijke uiterste inschrijfdatum: 100% restitutie
• Bij opzegging tot uiterlijk 14 dagen voor aanvang van het evenement: 25% restitutie
• In alle andere gevallen: geen restitutie

Deze regeling is gebaseerd op het feit dat veel kosten al gemaakt zijn voor de feitelijke start van een evenement.

Opmerking secretaris: momenteel vindt er een heroverweging plaats m.b.t. opzegging vanwege ziekte of ernstige familieomstandigheden.

Hand- en spandiensten

Tijdens de ledenvergadering werd geprobeerd een activiteitencommissie in het leven te roepen.
Gebleken is dat deze naam tot verwarring leidde. Mensen dachten volledig verantwoordelijk te worden voor een activiteit en dat maakte dat men afhoudend reageerde.
Tegelijkertijd gaven veel mensen wel aan volop bereid te zijn de handen uit de mouwen te steken. In de praktijk gebeurde dat ook al.
Bedoeld was de namen te verzamelen van een groep mensen die hand- en spandiensten wil verlenen bij clubbijeenkomsten. Te denken valt daarbij aan: naar de plaats leiden van de campers, assistentie bij verzorgen maaltijden, inrichten verblijfsruimte etc.
Er kunnen ook mensen bij zijn die een onderdeel van het programma voor hun rekening nemen (bijv. omdat men een bepaalde hobby heeft of kennis heeft van de omgeving).
Namen dus van mensen op wie de organisatoren een beroep kunnen doen om mee te helpen bij een evenement. Als jouw/jullie naam op deze lijst mag, geef dat dan door via een mailtje aan de secretaris: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Droevige en blijde berichten

Vanwege de algemene verordening gegevensbescherming (AVG) mogen wij als bestuur niet alle persoonsgegevens publiceren.
Leden gaven aan graag op de hoogte te blijven van het wel en wee van de leden van onze vereniging.
Of iemand lid is van de club kun je zien op de website. De ledenlijst staat daarop. Nieuwe leden verschijnen meteen. Leden die opzeggen worden aan het eind van een jaar verwijderd.
Droevige en blijde berichten kunnen wij via de mail wel verspreiden. Dat kan echter alleen op verzoek van betrokken personen zelf. Dus niet van ‘horen zeggen’.
Wil je dat het bestuur een bericht doorgeeft, stuur dan een mailtje naar de secretaris: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. 

30 juni t/m 2 juli	Tussendoortje Plus	Drogteropslagen	Harrie Brouwer en Joke Siegelaar
Oktober (datum volgt)	Najaarsweekeinde	Camperland Herpen
Nog niet bekend	Tussendoortje	Omgeving Middelaar	Hans en José Hendriks
23 t/m Nog niet bekend	Tussendoortje	Nog niet bekend	Jij? *)

 

*) Als jij een tussendoortje wilt organiseren, meldt dat dan bij Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.
Het tussendoortje wordt dan opengesteld via onze website. Waar nodig krijg je ook tips een aanwijzingen voor de organisatie van het tussendoortje

Programma Adria Kampeerauto Club 2023 Versie november 2022 (kan nog gewijzigd worden; * is definitief)
Periode/datum	Soort activiteit	Locatie	Organisatie
31 maart t/m 2 april	Tussendoortje Plus	Bentelose Esch Bentelo	Marga en Jan Korsten Jeniffer en John van Zon
12 t/m 14 mei *	*Voorjaarsweekeinde -Bijdrage € 120 -Programma in ontwikkeling (maaltijden / aangeklede fietstocht) -Jaarvergadering	De Rucphense weide Rucphen	Johan en José de Kanter Jan en Jo Coppens
30 juni t/m 2 juli	Tussendoortje Plus	Drogteropslagen	Harrie Brouwer en Joke Siegelaar
Oktober (datum volgt)	Najaarsweekeinde	Camperland Herpen
Nog niet bekend	Tussendoortje	Omgeving Middelaar	Hans en José Hendriks
23 t/m Nog niet bekend	Tussendoortje	Nog niet bekend	Jij? *)

 

*) Als jij een tussendoortje wilt organiseren, meldt dat dan bij Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.
Het tussendoortje wordt dan opengesteld via onze website. Waar nodig krijg je ook tips een aanwijzingen voor de organisatie van het tussendoortje.